Microsoft Project

  1. Pendahuluan
Salah satu kakas (tools) untuk membantu penjadwalan proyek adalah Microsoft Project, fasilitas yang disediakan adalah editor kegiatan yang mudah diisi (mirip dengan Microsoft Excel), menyediakan Gantt Chart, pengecekan ‘jalur kritis’ (critical path) dalam pelaksanaan proyek, pengecekan penyelesaian tahap-tahap proyek (kemajuan dari proyek), penggunaan wizard serta beberapa fasilitas pelengkap lainnya. Fasilitas tersebut diatas akan sangat membantu dalam mengatur sebuah proyek terutama dua bagian penting yaitu perencanaan proyek dan kontrol kemajuan proyek.

  1. Memulai Microsoft Project 
Tampilan awal MS Project 

Untuk membuat sebuah project baru pilihlah :
  •  File di menu ToolBar
  •  New
  •  Klik Blank Project di Project Tasks Wizard
  • Selanjutnya pilih Define Project, pada perintah ‘Enter Project Information’ isilah tanggal (date) dengan tanggal hari ini (nilai default), artinya proyek akan di mulai berdasarkan input tanggal hari ini.
  • Save and go to Step 2
  • Untuk ‘Collaborate on your project’ pilih No
  • Save and go to Step 3
  • Save & Finish


  1. Perencanaan Proyek
Perhatikan Project Worksheet, isilah Task Name (nama tugas) dan Duration (durasi/hari) seperti gambar berikut :
   
Isilah Task Name mulai dari Identifikasi Perusahaan sampai dengan Penulisan Proposal, untuk Duration hanya perlu diisikan angkanya saja.  Selanjutnya untuk menyisipkan Task baru :
-       Pilih Insert di menu ToolBar
-       Pilih New Task
Sisipkan beberapa Task baru sehingga menghasilkan Project Worksheet berikut (lihat gambar) :
  


Perhatikan untuk Survey, Pengumpulan Data Sekunder dan Analisis Data menjadi bagian dari Phase Penelitian. Gunakan menu Indent untuk ke tiga Task Name tersebut. 

Pilih ke tiga Task Name tersebut lalu klik Indent. Jika terjadi kesalahan dalam menyisipkan Task Name hapuslah Task tersebut dengan memilih menu Edit lalu pilih Delete Task.

  1. Predecessor Task
Perhatikan Gantt Chart Worksheet, dari hasil input Task Name diatas chart yang dihasilkan dimulai dari tanggal yang sama. Untuk mengatur tahapan penyelesaian sebuah proyek lakukan hal sebagai berikut :
·         double klik di Indicator ‘Identifikasi Perusahaan’
·         perhatikan menu Task Information
·         pilih sub menu Predecessor Menu, gambarnya adalah sebagai berikut :


·     Pada Task Name Predecessor pilih Mulai Proyek (1), pilih Type ‘Finish-to-Start’ (default), artinya tahap Identifikasi Perusahaan (2) dapat dilaksanakan setelah tahap Mulai Proyek (1) selesai
·         Klik Ok
·     Lakukan hal yang sama pada Task Name yang lain sehingga hasil di Project Worksheet adalah sebagai berikut :


·         Perhatikan nilai Predecessor, artinya setiap Task Name akan dilaksanakan maka harus menunggu Task Name Predecessor nya selesai
·   Perhatikan Task Name Analisis Data (7) mempunyai 2 Predecessor yaitu Survey (5) dan Pengumpulan Data Sekunder (6)
·         Hasil Gantt Chart nya adalah sebagai berikut :



  1. Ganti Skala Waktu
Perhatikan skala waktu di Gantt Chart diatas, itu adalah ‘default’ tampilannya. Untuk mengubahnya adalah dengan cara :
  • Pilih Format di menu ToolBar
  • Pilih Time Scale
  • Keluar tampilan berikut : 


  • Ganti Units ‘Months’ (bulanan) dengan dengan ‘Weeks’ (mingguan)
  • Ganti Label ‘January 2002’ dengan ‘January 27, 2002’
  • Klik Ok
  • Perhatikan Gantt Chart
  • Untuk melihat Gantt Chart keseluruhan gunakan menu Zoom In / Zoom Out

  1. Critical Task
Untuk menentukan tahap proyek mana saja yang termasuk tahap kritis, pilihlah :
·         Format di menu ToolBar
·         Pilih Gantt Chart Wizard
·         Pilih Next
·         Pilih Critical Path
·         Selanjutnya pilih Next sampai dengan ada pilihan Format It
·         Perhatikan Gantt Chart
·         Setiap Critical Task Chart akan berwarna merah

  1. Project Tracking
Untuk mengevaluasi tahap kemajuan proyek atau seberapa jauh sebuah tahap proyek telah diselesaikan, contohnya untuk mengisi kemajuan tahap ‘Identifikasi Perusahaan’ pilihlah :
  • Tools di menu ToolBar
  • Pilih Tracking
  • Pilih Update Task



  • Isi % Complete dengan 80%, artinya tahap ‘Identifikasi Perusahaan’ telah dikerjakan sampai 80%
  • Klik Ok
  • Perhatikan Gantt Chart
  • Perhatikan Chart ‘Identifikasi Perusahaan’

  1. View
Selain Gantt Chart cobalah untuk melihat penggambaran Chart lainnya di menu View seperti
    • Calendar
    • Network Diagram
    • Task Usage
    • Tracking Gantt

  1. Latihan Critical Task & Project Tracking
Ubahlah tampilan Gantt Chart proyek di atas menjadi seperti gambar berikut :




·        gunakan Gantt Chart Wizard untuk menampilkan tanggal awal dan akhir setiap tahap
·        gunakan Project Tracking dimana tahap 2 selesai 100%, tahap 3 selesai 100%, tahap 5 selesai 50% dan tahap 6 selesai 50% 

  1. Menghubungkan Tasks
Menghubungkan satu task dengan task lainnya di Microsoft Project dapat dilakukan dalam empat cara yaitu :
    • Finish-to-Start (FS) dimana task berikutnya akan dimulai setelah predecessor selesai
    • Start-to-Finish (SF) dimana task berikutnya diakhiri pada saat predecessor dimulai
    • Start-to-Start (SS) dimana task berikutnya dimulai bersamaan dengan predecessor
    • Finish-to-Finish (FF) dimana task berikutnya diakhiri bersamaan dengan predecessor
Latihan : buatlah proyek baru dengan 2 kegiatan, untuk Predecessor di Task Information cobalah ke empat cara di atas dan perhatikan Gantt Chart yang dihasilkan.

  1. Proyek Pembangunan Perangkat Lunak
Perhatikan sebuah proyek pembangunan perangkat lunak di bawah ini :


Tasks
Duration
Pre.
Resources
1
Cakupan Proyek
10 days


2
Menentukan cakupan proyek
7 days

manajer proyek
3
Persiapan pelaksanaan proyek
10 days
2SS
manajer proyek
4
Cakupan proyek selesai
0 days


5
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
16 days


6
Analisis Kebutuhan
2 days
3
analis
7
Analisis dan persiapan kebutuhan biaya
2 days
6
analis
8
Review spesifikasi perangkat lunak
2 days
7
analis
9
Penentuan sumber kebutuhan
2 days
8SS
manajer proyek
10
Analisis selesai
0 days


11
Desain
19 days


12
Membangun spesifikasi fungsional
5 days
9
analis
13
Membangun prototype
10 days
12
analis
14
Penilaian dan perbaikan prototype
3 days
13
analis
15
Persetujuan desain
1 day
14FF
manajer proyek
16
Desain selesai
0 days
15

17
Pembangunan
54 days


18
Identifikasi modul program
14 days
15
programmer
19
Pengkodean dan pemrograman
30 days
18
programmer
20
Penyatuan modul
7 days
19
programmer
21
Debugging
3 days
20
programmer
22
Pembangunan selesai
0 days
21

23
Pengetesan
30 days


24
Pengetesan modul
5 days
22
tester
25
Identifikasi anomali per modul
5 days
24SS
programmer
26
Perbaikan modul
5 days
25
programmer
27
Pengetesan ulang per modul
5 days
26
tester
28
Pengetesan integrasi
5 days
27
tester
29
Identifikasi anomali integrasi
5 days
28SS
programmer
30
Perbaikan integrasi
5 days
29
programmer
31
Pengetesan ulang integrasi
5 days
30
tester
32
Pengetesan selesai
0 days
31

33
Pelatihan
7 days


34
Persiapan bahan dan jadwal pelatihan
7 days
32SS
trainer
35
Persiapan pelaksanaan pelatihan
7 days
34SS
trainer
36
Bahan pelatihan selesai
0 days
35

37
Dokumentasi
9 days


38
Pembuatan sistem bantuan (help)
7 days
34SS
dokumentasi
39
Pembuatan manual untuk pengguna
7 days
38SS
dokumentasi
40
Pemeriksaan dokumentasi
2 days
39
dokumentasi
41
Dokumentasi selesai
0 days
40

42
Pilot
6 days


43
Instalasi perangkat lunak
3 days
41
tim instalasi
44
Evaluasi usul pengguna
3 days
43
manajer proyek
45
Pilot selesai
0 days
44

46
Instalasi
7 days


47
Instalasi perangkat lunak di server
2 days
45
tim instalasi
48
Instalasi perangkat lunak di terminal
5 days
47
tim instalasi
49
Instalasi selesai
0 days
48

50
Pengecekan Pasca Implementasi
6 days


51
Pengecekan performansi perangkat lunak
3 days
49
analis
52
Pembentukan tim pemelihara perangkat lunak
3 days
51
manajer proyek
53
Pengecekan Pasca Implementasi selesai
0 days
52

54
Pembangunan perangkat lunak selesai
0 days
53



Perhatikan, task yang tercetak tebal (1, 5, 11 dst.) adalah task utama sedangkan task di bawahnya adalah sub task (perlu di indent). Pre adalah Predecessor, untuk Predecessor dengan tambahan SS berarti link nya Start-to-Start. Resources yang terlibat dalam proyek ini adalah :
-       manajer proyek
-       analis
-       programmer
-       tester
-       dokumentasi
-       tim instalasi
Untuk resources di atas, dapat diisi melalui Indicators > Task Information > Resources atau langsung di kolom Resources di Worksheet. Untuk latihan ini, proyek ini dimulai pada tanggal 1 November 2015.
Buatlah proyek diatas lalu tampilkan :
-       Gantt Chart
-       Critical Tasks

  1. Input Gaji / Material (Cost Resources)
Setelah Gantt Chart proyek diatas selesai selanjutnya adalah menghitung biaya (cost) proyek, hal yang pertama dilakukan adalah menentukan gaji dari para pelaksana proyek. Caranya adalah sebagai berikut :
    • Pilih View di Toolbar Menu
    • Pilih Resource Sheet
    • Klik dua kali pada kolom Resource Name
    • Pilih sub information Costs
    • Isilah :

Resource Name            Standard Rate               Overtime Rate

Manajer proyek             Rp. 100.000/hour           Rp. 25.000/hour
Analis                           Rp. 75.000/hour             Rp. 20.000/hour
Programmer                  Rp. 50.000/hour             Rp. 15.000/hour
Tester                           Rp. 25.000/hour             Rp. 10.000/hour
Dokumentasi                 Rp. 15.000/hour             Rp. 7.500/hour
Trainer                          Rp. 15.000/hour             Rp. 7.500/hour
Tim Install                     Rp. 15.000/hour             Rp. 7.500/hour

    • Hasilnya input diatas ditampilkan dalam Resource Sheet
    • kembali ke Gantt Chart View
catatan : untuk mengubah mata uang $ (default MS Project) menjadi Rp, pilih Tools à Options à Views à ubahlah Symbol $ menjadi Rp dan atur Placements.

  1. Mengatur Waktu Kerja (Working Time)
Pilih Resource Information dan pilih halaman Working Time dengan tampilan :


Nilai default dari Working Time MS Project adalah hari kerja mulai Senin sampai dengan Jumat dengan jam kerja 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 17.00.
Latihan : karena proyek dimulai tanggal 1 November 2015 tentukan hari libur karyawan selain hari Sabtu dan Minggu sesuai dengan kalender hari libur nasional tahun 2015 (contoh : Natal dan Tahun Baru), pilihlah Nonworking Time untuk tanggal tersebut. Hal ini harus dilakukan terhadap semua Resource yang terlibat dalam proyek.

  1. Menghitung Total Biaya          
            Caranya adalah sebagai berikut :
    • Pilih View di Toolbar Menu
    • Pilih More Views
    • Pada window View List pilih Task Sheet
    • Klik Apply
    • Pilih Tools di Toolbar Menu
    • Pilih Options
    • Pada window Options pilih sub window Views
    • Perhatikan di bawah teks Outline options for {nama file MSP2003}
    • Pilih Show project summary tasks
    • Klik Ok
    • Pilih View di Toolbar Menu
    • Pilih Table
    • Pilih Cost
    • Perhatikan Task Worksheet
  1. Latihan
Buatlah sebuah proyek dengan bantuan aplikasi MS Project dengan kasus persiapan laboratorium komputer UNPAS menghadapi praktikum mahasiswa semester baru. Dengan kegiatan utamanya :
·         persiapan ruangan
·         pemasangan dan pemeriksaan jaringan komputer
·         pemeriksaan dan perawatan hardware
·         instalasi software
·         pengujian
Turunkan kegiatan-kegiatan utama di atas menjadi beberapa kegiatan yang lebih spesifik dengan waktu dan pelaksana tertentu, dengan waktu proyek tidak lebih dari 10 (sepuluh) hari dimulai tanggal 10 November 2015. Syarat lainnya :
·         jam kerja mulai jam 08.00 – 05.00
·         istirahat jam 12.00 – 13.00
·         hari Sabtu tetap masuk jam 08.00 – 12.00, hari Minggu libur
·         pelaksana proyek ini berjumlah 4 orang yaitu seorang supervisor dan 3 orang asisten
·         honor supervisor rp. 2.500,-/jam sedangkan asisten rp. 1.500,-/jam
·         kebutuhan alat lain (resources) gar ditambahkan pada biaya
·         cari jalur kritis proyek
·         hitung total biaya
Selamat mengerjakan !

Comments