Sistem Informasi : Work System Framework

Work System Framework

Work system framework (kerangka kerja sistem) dikembangkan oleh Steven Alter untuk membantu profesional bisnis mengenali dan memahami teknologi informasi - sistem yang terdapat dalam organisasi. Kerangka kerja ini lebih menekankan bisnis daripada menyangkut teknologi informasi. Kerangka kerja ini mengidentifikasi sembilan elemen yang merupakan bagian dari pemahaman dasar dari sistem kerja. Enam dari unsur-unsur ini adalah bagian dari definisi sistem informasi. Ketiga elemen tambahan termasuk karena merupakan bagian penting dari pemahaman dasar dari sistem kerja, dan sistem informasi.

Work system framework memberikan gambaran sistem yang sedang dipelajari, mengidentifikasi masalah dan peluang, menggambarkan perubahan yang mungkin terjadi dan melacak bagaimana perubahan tersebut mungkin mempengaruhi bagian lain dari sistem kerja. Panah dalam kerangka menunjukkan bahwa berbagai elemen dari sistem kerja harus seimbang. Empat unsur pertama adalah komponen dasar yang benar-benar melakukan pekerjaan. Ini termasuk proses dan kegiatan, partisipan (peserta), informasi, dan teknologi.

Work system framework mengasumsikan bahwa pelanggan, produk dan layanan bukan merupakan bagian dari sistem kerja; mencakup dua elemen karena sistem yang ada dalam organisasi untuk menghasilkan produk dan layanan untuk pelanggan internal atau eksternal. Lingkungan dan infrastruktur termasuk dalam kerangka sistem kerja karena keberhasilan sistem kerja sering tergantung pada kecocokan sistem dengan lingkungan sekitarnya dan pada penggunaan infrastruktur yang tersedia yang dibagi dengan sistem kerja lainnya. Strategi yang termasuk dalam kerangka sebagai pengingat bahwa sistem memiliki strategi implisit atau eksplisit dan strategi harus selaras dengan strategi organisasi.

Kerangka kerja ini tidak membuat asumsi tentang apakah atau tidak teknologi informasi akan digunakan. Ini hanya cadangan lokasi untuk teknologi apa pun yang akan digunakan, karena sistem kerja tertentu mungkin tidak menggunakan teknologi informasi, atau mungkin menggunakan teknologi informasi hanya dengan cara terbatas. Selanjutnya, kerangka tidak membuat pemisahan antara sistem kerja yang menghasilkan produk dan jasa bagi pelanggan dan sistem informasi yang sering tumpang tindih dengan sistem kerja. Terlepas dari apakah topik adalah sistem informasi atau sistem kerja bergantung pada teknologi informasi yang didukung oleh sistem informasi, adalah tanggung jawab analis untuk menentukan konten dan batas-batas dari sistem.

Kerangka kerja mencakup tentang berapa lama sistem akan ada. Beberapa sistem kerja yang ada dan menghasilkan output akan lebih lama. Sistem lainnya adalah proyek, sistem sementara yang dirancang untuk menghasilkan output tertentu dan kemudian berhenti. Dengan kata lain, kerangka yang sama dapat digunakan untuk meringkas sistem kerja secara umum, sistem informasi dan proyek. Konsep sistem kerja memberikan titik awal yang konsisten untuk berpikir tentang sistem kerja secara umum, tentang sistem informasi yang mendukung sistem kerja dan sekitar proyek yang membangun atau memodifikasi sistem kerja.

Work system framework mudah dipahami sebagai abstraksi dan memiliki banyak kegunaan dalam praktek. Pada awal analisis dapat membantu orang untuk menyetujui ruang lingkup sistem dan karenanya, apa analisis harus menyertakan atau mengecualikan. Kemudian, itu adalah titik referensi yang berguna untuk menjaga fokus analisis dan mengenali apakah definisi awal dari sistem serta masalah yang ada akan membuktikan kaitannya dengan realitas yang ditemukan.

Ide-ide individu yang mendasari kerangka sistem kerja tidak revolusioner, tetapi kerangka ini akan menggabungkan ide-ide untuk memberikan perspektif pengorganisasian yang sangat berbeda dari cara orang di banyak organisasi untuk berbicara dan berpikir tentang sistem komputerisasi. Kecuali pendekatan sistem kerja atau pendekatan sadar secara sosio-teknik lainnya diambil, percakapan informal, presentasi formal, dan proposal dan dokumentasi tentang sistem ditulis sering cenderung menekankan fitur dan fungsi pemanfaatan komputer. Pada saat yang sama mereka cenderung untuk kembali menekankan bagaimana orang menghasilkan produk sistem kerja dengan bantuan teknologi, bagaimana orang berurusan dengan pengecualian dan kerja, seberapa baik berbagai komponen dari sistem kerja diharapkan untuk beroperasi, dan bagaimana infrastruktur dan lingkungan sekitarnya mempengaruhi sistem kerja.

Work System Elements

Pelanggan (customers) termasuk pihak yang menerima manfaat langsung dari apapun yang sistem kerja hasilkan, ditambah pelanggan lain yang minat dan keterlibatannya tidak langsung. Definisi ini meliputi pelanggan internal dan eksternal, dan karena itu kurang seperti definisi pemasaran dan lebih seperti manajemen operasi atau definisi Six Sigma. Pelanggan juga mungkin peserta, baik dalam situasi self-service dan sistem kerja lain di mana mereka memainkan peran membantu produksi yang signifikan.

Seperti yang diperkenalkan dalam diskusi di luar lingkup tulisan ini, kerangka tambahan yang disebut rantai nilai layanan kerangka didasarkan pada asumsi bahwa layanan cenderung menjadi diproduksi bersama oleh penyedia dan pelanggan, menyiratkan bahwa pelanggan harus dilihat sebagai bagian dari sistem kerja. Karena sebagian besar sistem kerja dapat dilihat sebagai sistem layanan, setidaknya beberapa pelanggan juga harus dipertimbangkan sebagai peserta, bahkan dalam sistem kerja yang tidak dilihat sebagai sistem self-service. (Sistem self-service adalah sistem kerja di mana penyedia layanan menyediakan sumber daya yang digunakan oleh pelanggan untuk menciptakan nilai bagi diri mereka sendiri dan mungkin untuk provider.)

Produk dan jasa (products & services) yang dihasilkan oleh sistem kerja adalah kombinasi dari hal-hal fisik, informasi dan jasa bahwa sistem kerja menghasilkan untuk berbagai pelanggan. Produk dan jasa dari sistem kerja ini dapat mengambil berbagai bentuk, termasuk produk fisik, produk informasi, jasa, berwujud seperti kenikmatan dan ketenangan pikiran, dan produk sosial seperti pengaturan, perjanjian dan organisasi.

Proses dan kegiatan (processes & activities)mencakup berbagai situasi yang mungkin melibatkan alur kerja yang sangat terstruktur dan atau "proses berseni" yang berurutan dan konten "tergantung pada keterampilan, pengalaman, dan penilaian dari para aktor utama". Perspektif untuk berpikir tentang proses dan kegiatan di mendalam termasuk alur kerja, pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, kontrol, dan pengolahan informasi, antara lain. Masing-masing perspektif ini membawa satu kumpulan yang berbeda dari konsep dan generalisasi.

Peserta (participants) adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan non-otomatis dalam sistem kerja. Para peserta termasuk karena non-pengguna teknologi informasi yang dapat memainkan peran penting dalam sistem kerja, dan karena penggunaan teknologi adalah kepentingan sekunder untuk peserta penting dalam banyak sistem kerja.

Informasi (informations) meliputi dikodifikasi dan non-kodifikasi informasi yang digunakan dan dibuat peserta dalam melakukan pekerjaan mereka. Informasi dikodifikasikan adalah informasi yang telah ditetapkan digunakan seperti dalam paket pelacakan, memasuki perintah dan melakukan transaksi keuangan berulang. Dalam setiap kasus, masing-masing item data harus didefinisikan secara tepat dan informasi yang sering diolah menggunakan aturan eksplisit tertentu. Informasi non-kodifikasi termasuk dokumen komputerisasi atau tulisan tangan, kesepakatan verbal dan percakapan formal atau informal. Informasi tidak terkait dengan sistem kerja tidak relevan secara langsung, membuat perbedaan umum antara data dan informasi sekunder ketika menggambarkan atau menganalisis suatu sistem kerja.

Teknologi (technologies) (bukan hanya teknologi informasi) dimasukkan karena beberapa teknologi mungkin relevan dengan analisis. Teknologi mungkin adalah tujuan umum sistem atau disesuaikan dengan situasi tertentu. Teknologi disesuaikan dengan situasi bisnis yang spesifik biasanya yang melibatkan kombinasi alat tujuan umum dan teknik khusus. Pemisahan antara alat dan teknik layak dipertimbangkan karena mungkin untuk menggunakan alat tujuan umum yang berbeda tanpa mengubah teknik dan sebaliknya.

Infrastruktur (infrastructures) meliputi manusia, informasi dan sumber daya teknis dimana sistem kerja bergantung pada sumber daya tersebut serta dikelola di luar dan dibagi dengan sistem kerja lainnya.

Lingkungan (environments) meliputi lingkungan organisasi, budaya, kompetitif, teknis dan peraturan di mana sistem kerja beroperasi. Faktor-faktor dalam lingkungan mempengaruhi kinerja sistem meskipun sistem mungkin tidak bergantung pada faktor-faktor tersebut langsung untuk beroperasi. Norma-norma umum organisasi perilaku adalah bagian dari budaya di lingkungan yang mengelilingi sistem kerja, sedangkan norma dan harapan tentang kegiatan tertentu dalam sistem kerja perilaku dianggap sebagai bagian dari proses dan kegiatan.

Strategi (strategy) terdiri dari pemikiran dan pilihan tingkat tinggi dalam membimbing suatu sistem kerja, organisasi, atau perusahaan yang dirancang dan beroperasi. Strategi sistem kerja mencakup strategi produksi dan proposisi nilai bagi pelanggan. Strategi lain yang relevan untuk memahami sistem kerja meliputi strategi bisnis dari organisasi atau strategi perusahaan dan teknis seperti arsitektur enterprise.

Sumber :

1. Steven Alter, Defining Information Systems as Work Systems : Implications for the IS Field, Business Analytics and Information Systems, USF January 2008
2. http://www.stevenalter.com/