Manajemen Proyek Teknologi Informasi : Proyek

Proyek

Karakteristik proyek : proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk membuat produk, layanan atau hasil yang unik.

Sementara

Sementara berarti bahwa setiap proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Akhir proyek tercapai ketika tujuan proyek telah dicapai atau menjadi jelas bahwa tujuan proyek tidak akan atau tidak dapat selesai atau kebutuhan untuk proyek tidak ada lagi dan proyek dihentikan. Sementara tidak berarti durasinya (waktu) pendek; banyak proyek berlangsung selama beberapa tahun. Dalam setiap kasus, durasi proyek tetap terbatas. Proyek bukanlah upaya berkelanjutan. Hal ini tidak berlaku untuk produk, layanan atau hasil yang dibuat oleh proyek. Sebagian besar proyek yang dilakukan untuk menciptakan hasil yang dapat digunakan terus-menerus. Sebagai contoh, sebuah proyek untuk mendirikan sebuah monumen nasional akan menciptakan hasil yang diharapkan berlangsung berabad-abad. Proyek mungkin juga sering memiliki dampak sosial, ekonomi dan lingkungan yang tidak diinginkan yang jauh lebih awet daripada proyek sendiri. Sifat sementara proyek mungkin berlaku untuk : 

• Kesempatan atau kebutuhan pasar yang biasanya bersifat sementara, beberapa proyek memiliki kerangka waktu yang terbatas untuk menghasilkan produk atau jasa mereka.
• Tim proyek, sebagai unit kerja, diciptakan untuk tujuan tunggal melaksanakan proyek dan kemudian tim ini dibubarkan dan anggota tim ditugaskan kembali untuk proyek selanjutnya.

Produk unik, Jasa atau Hasil

Sebuah proyek menciptakan hasil yang unik, yang merupakan produk, jasa, atau hasil. Proyek dapat membuat :

• Produk atau artefak yang dihasilkan bersifat kuantitatif dan dapat berupa item dari tujuan itu sendiri atau item komponen.
• Kemampuan untuk melakukan layanan, seperti fungsi bisnis pendukung produksi atau distribusi.
• Sebuah hasil, seperti produk atau dokumen. Sebagai contoh, sebuah proyek penelitian mengembangkan pengetahuan yang dapat digunakan untuk menentukan apakah sebuah tren atau proses baru akan menguntungkan masyarakat atau tidak.

Keunikan merupakan ciri penting dari hasil sebuah proyek. Sebagai contoh, ribuan gedung perkantoran telah dikembangkan, tapi setiap fasilitas individu pemilik yang unik, yang berbeda, desain yang berbeda, lokasi yang berbeda, kontraktor yang berbeda, dan sebagainya. Kehadiran elemen berulang (sama) tidak mengubah keunikan mendasar dari pekerjaan proyek.

Elaborasi Pogresif

Elaborasi progresif merupakan karakteristik dari proyek yang menyertai konsep sementara dan unik. Elaborasi progresif berarti berkembang dalam langkah-langkah pelaksanaan dan berlanjut secara bertahap. Sebagai contoh, ruang lingkup proyek akan secara luas digambarkan di awal proyek dan dibuat lebih eksplisit dan rinci dalam mengembangkan pemahaman yang lebih baik dan lebih lengkap dari tujuan dan hasil oleh tim proyek. Elaborasi progresif dari spesifikasi proyek yang perlu secara hati-hati dikoordinasikan dengan definisi ruang lingkup proyek yang tepat, terutama jika proyek tersebut dilakukan di bawah kontrak. Ketika proyek didefinisikan, lingkup proyek-pekerjaan yang harus dilakukan, harus dikontrol sebagai spesifikasi proyek dan produk yang semakin diuraikan.

Proyek vs Kerja Operasional

Organisasi melakukan pekerjaan untuk mencapai serangkaian tujuan. Umumnya, pekerjaan dapat dikategorikan sebagai proyek atau operasi, meskipun kadang-kadang dua hal tersebut tumpang tindih. Mereka berbagi banyak karakteristik sebagai berikut :

• Dilakukan oleh orang
• Dibatasi oleh sumber daya yang terbatas
• Direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan.

Proyek dan kerja operasional berbeda terutama dalam operasional yang sedang berlangsung dan berulang-ulang, sementara proyek-proyek yang bersifat sementara dan unik. Tujuan dari proyek dan operasi secara fundamental berbeda. Tujuan dari proyek ini adalah untuk mencapai tujuannya dan kemudian mengakhiri. Sebaliknya, tujuan dari operasional yang sedang berlangsung adalah untuk mempertahankan bisnis. Proyek yang berbeda karena proyek menyimpulkan ketika tujuan spesifik telah dicapai, sementara operasi mengadopsi satu set baru tujuan dan bekerja terus. Proyek yang dilakukan di semua tingkat organisasi dan mereka dapat melibatkan satu atau ribuan orang. Durasi mereka berkisar dari beberapa minggu sampai beberapa tahun. Proyek dapat melibatkan satu atau banyak unit organisasi, seperti joint venture dan kemitraan. Contoh proyek adalah :

• Mengembangkan produk atau jasa baru,
• Mempengaruhi perubahan struktur, staf atau gaya organisasi,
• Merancang sebuah kendaraan transportasi baru,
• Mengembangkan atau memperoleh suatu sistem informasi baru atau diubah,
• Membangun gedung atau fasilitas,
• Membangun sistem air untuk masyarakat,
• Menjalankan kampanye untuk jabatan politik,
• Menerapkan prosedur bisnis baru atau proses,
• Menanggapi ajakan kontrak,
• Dan lain-lain.

Proyek dan Perencanaan Strategis

Proyek adalah sarana kegiatan yang tidak dapat diatasi dalam batas pengorganisasian operasional normal organisasi. Proyek sering dimanfaatkan sebagai sarana untuk mencapai rencana strategis organisasi, apakah tim proyek digunakan oleh organisasi atau penyedia layanan dikontrak. Proyek biasanya dipilih serta dilaksanakan sebagai akibat dari satu atau lebih dari pertimbangan strategis sebagai berikut :

• Permintaan pasar (misalnya, sebuah perusahaan minyak membuat proyek untuk membangun kilang baru dalam menanggapi kekurangan minyak yang kronis).
• Kebutuhan organisasi (misalnya, sebuah perusahaan pelatihan membuat proyek untuk membuat program baru dalam rangka meningkatkan pendapatan).
• Permintaan pelanggan (misalnya, Perusahaan Listrik Negara (PLN) membuat proyek untuk membangun gardu baru untuk melayani kebutuhan listrik kawasan industri baru).
• Kemajuan teknologi (misalnya, sebuah perusahaan perangkat lunak membuat proyek baru untuk mengembangkan generasi baru video game setelah tersedianya peralatan game baru oleh perusahaan elektronik tertentu).
• Persyaratan hukum (misalnya, produsen cat membuat sebuah proyek untuk menetapkan pedoman untuk penanganan bahan beracun dari produksi cat).

Sumber : PMBOK (2004)

Nikmati hidupmu, selalu berusaha dan belajarlah menjadi lebih baik !