Work System Method

 

Ide sentral dalam Work System Method (WSM) bahwa “sistem kerja” adalah unit analisis alami untuk memikirkan sistem dalam organisasi. Dalam lingkungan organisasi, pekerjaan adalah penerapan sumber daya manusia, informasi, fisik, dan lainnya untuk menghasilkan produk/jasa. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana partisipan manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan (proses dan aktivitas) dengan menggunakan informasi, teknologi, dan sumber daya lainnya untuk menghasilkan produk/jasa tertentu untuk pelanggan internal dan/atau eksternal tertentu. Komponen WSM adalah (1) Pelanggan (customers) adalah pihak yang menerima manfaat langsung dari apapun yang sistem kerja hasilkan, ditambah pelanggan lain yang minat dan keterlibatannya tidak langsung. (2) Produk dan jasa (products & services) yang dihasilkan oleh sistem kerja adalah kombinasi dari hal-hal fisik, informasi dan jasa bahwa sistem kerja hasilkan untuk berbagai pelanggan. (3) Proses dan kegiatan (processes & activities) mencakup berbagai proses dan aktifitas yang mungkin melibatkan alur kerja yang sangat terstruktur dan perspektif untuk berpikir tentang proses dan kegiatan di mendalam termasuk alur kerja, pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, kontrol, dan pengolahan informasi. Masing-masing perspektif ini membawa satu kumpulan yang berbeda dari konsep dan generalisasi. (4) Peserta (participants) adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan non-otomatis dalam sistem kerja. Para peserta termasuk karena non-pengguna teknologi informasi yang dapat memainkan peran penting dalam sistem kerja, dan karena penggunaan teknologi adalah kepentingan sekunder untuk peserta. (5) Informasi (informations) meliputi dikodifikasi dan non-kodifikasi informasi yang digunakan dan dibuat peserta dalam melakukan pekerjaan mereka. Informasi dikodifikasikan adalah informasi yang telah ditetapkan digunakan seperti dalam paket pelacakan, memasuki perintah dan melakukan transaksi keuangan berulang. (6) Teknologi (technologies) (bukan hanya teknologi informasi) dimasukkan karena beberapa teknologi mungkin relevan dengan analisis. Teknologi mungkin adalah tujuan umum sistem atau disesuaikan dengan situasi tertentu. Teknologi disesuaikan dengan situasi bisnis yang spesifik biasanya yang melibatkan kombinasi alat tujuan umum dan teknik khusus. (7) Infrastruktur (infrastructures) meliputi manusia, informasi dan sumber daya teknis dimana sistem kerja bergantung pada sumber daya tersebut serta dikelola di luar dan dibagi dengan sistem kerja lainnya. (8) Lingkungan (environments) meliputi lingkungan organisasi, budaya, kompetitif, teknis dan peraturan di mana sistem kerja beroperasi. Faktor-faktor dalam lingkungan mempengaruhi kinerja sistem meskipun sistem mungkin tidak bergantung pada faktor-faktor tersebut langsung untuk beroperasi. (9) Strategi (strategy) terdiri dari pemikiran dan pilihan tingkat tinggi dalam membimbing suatu sistem kerja, organisasi, atau perusahaan yang dirancang dan beroperasi. Strategi sistem kerja mencakup strategi produksi dan proposisi nilai bagi pelanggan. Implikasi langsung dari pemikiran sistem dalam organisasi sebagai sistem kerja meliputi :

(1)  Berdasarkan sifat sistem sistem kerja, komponen dan interaksi dalam sistem kerja harus selaras, yang berarti seluruh komponen dan interaksi harus selaras dengan tujuan sistem kerja. Ketidakselarasan dan kesenjangan kinerja komponen, interaksi komponen, dan sistem kerja secara keseluruhan menjadi alasan penting untuk melakukan modifikasi sistem kerja.

(2)  Berdasarkan pengertian sistem kerja, sistem menghasilkan produk/jasa bagi pelanggannya. Kinerja suatu sistem kerja harus dievaluasi sebagian berdasarkan efisiensi dan aspek lain dari proses dan aktivitas internal, dan sebagian lagi berdasarkan evaluasi pelanggan terhadap produk/jasa yang dihasilkan untuk memberikan nilai bagi pelanggan internal dan/atau eksternal.

(3)  Berdasarkan definisi sistem kerja, dapat berupa sistem sosioteknik di mana orang melakukan proses dan aktivitas. Kemungkinan tersebut berbeda secara signifikan dari definisi praktik di sebagian besar buku teks analisis dan desain sistem, yang menyatakan bahwa "sistem" adalah artefak terkomputerisasi yang digunakan oleh pengguna.

(4)  Selain sistem kerja sosioteknik, definisi sistem kerja juga mencakup sistem yang sepenuhnya terotomatisasi, termasuk sistem yang terungkap melalui dekomposisi sistem kerja sosioteknik selama proses analisis dan desain. Menerapkan WSM sesimetris mungkin pada sistem kerja sosioteknik dan sistem kerja yang sepenuhnya otomatis dapat berfungsi sebagai jembatan antara ilmuwan sosial dalam disiplin IS yang cenderung berfokus pada sistem sosioteknik dan spesialis teknis yang cenderung berfokus pada operasi internal dan antarmuka pengguna secara total.

(5)  Berdasarkan akumulasi pengalaman dunia nyata dan ratusan penjelasan mengenai sistem sosioteknik dalam organisasi yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan, sistem kerja diasumsikan berkembang seiring berjalannya waktu melalui kombinasi perubahan terencana dan perubahan yang muncul (tidak terencana). Perubahan tersebut melibatkan perubahan tidak hanya pada perangkat keras dan perangkat lunak (fokus utama model siklus hidup berorientasi TI), namun juga pada seluruh komponen sistem kerja lainnya.

Work System Life Cycle

Model siklus hidup sistem kerja (WSLC) menggambarkan bagaimana sistem kerja terus-menerus berubah seiring waktu melalui kombinasi perubahan terencana (proyek eksplisit dengan fase inisiasi, pengembangan, dan implementasi) dan perubahan tidak terencana (adaptasi dan eksperimen). WSLC dengan demikian menyajikan gambaran perubahan yang terjadi dimana sistem kerja beroperasi dalam konfigurasi yang cukup stabil untuk jangka waktu yang lama, di mana partisipan sistem kerja dapat melakukan perubahan kecil dan penyesuaian tanpa mengubah struktur fundamental atau pengoperasian sistem kerja. Menekankan fakta bahwa WSLC secara fundamental berbeda dari model siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) dalam beberapa aspek. Salah satu perbedaannya adalah istilah sistem dalam akronim SDLC pada dasarnya adalah artefak teknis yang sedang diprogram. Sebaliknya sistem di WSLC merupakan sistem kerja yang berkembang seiring berjalannya waktu melalui beberapa iterasi. Tahapan dalam WSLC adalah sebagai berikut :

(1)  Operation and Maintenance yaitu pengoperasian sistem kerja dan pemantauan kinerjanya. Pemeliharaan sistem kerja (yang seringkali mencakup setidaknya sebagian dari sistem informasi yang mendukungnya) dengan mengidentifikasi kekurangan kecil dan menghilangkan atau meminimalkannya melalui perbaikan, adaptasi, atau penyelesaian masalah. Proses dan proses yang terus berjalan melalui analisis, eksperimen, dan adaptasi.

(2)  Initiation yaitu proses untuk menentukan kebutuhan akan perubahan signifikan dalam sistem kerja dan menjelaskan secara umum bagaimana perubahan sistem kerja akan memenuhi kebutuhan. Pengembangan visi untuk sistem kerja baru atau yang telah direvisi. Pengembangan tujuan operasional. Alokasikan sumber daya dan klarifikasi kerangka waktu. Evaluasi kelayakan ekonomi, organisasi, dan teknis dari perubahan yang direncanakan.

(3)  Development yaitu proses untuk menentukan dan membuat atau memperoleh alat, dokumentasi, prosedur, fasilitas, dan sumber informasi fisik dan informasi lainnya yang diperlukan sebelum perubahan yang diinginkan dapat dilaksanakan dengan sukses di organisasi. Tentukan kebutuhan rinci. Membuat, memperoleh, mengkonfigurasi, dan atau memodifikasi prosedur, dokumentasi, materi pelatihan, perangkat keras & perangkat lunak. Debug dan uji perangkat keras, perangkat lunak & dokumentasi.

(4)  Implementation yaitu proses pembuatan sistem baru atau modifikasi operasional dalam organisasi, termasuk perencanaan untuk peluncuran, pelatihan peserta sistem kerja, dan konversi dari cara lama dalam melakukan sesuatu dengan cara baru. Tentukan pendekatan dan rencana implementasi. Lakukan aktivitas manajemen perubahan. Lakukan pelatihan untuk sistem baru. Konversikan ke sistem kerja baru atau yang telah direvisi. Lakukan pengujian penerimaan.

Sumber :

(1)  S. Alter, "Defining information systems as work systems : implications for the IS field", European Journal of Information Systems 17, pp. 448–469, 2008

(2)  S. Alter, "Information Systems The Foundation of E-Business, 4th Edition", Pearson Education International, pp. 41-65, 2002

(3)  S. Alter,  "The Work System Method for Understanding Information Systems and Information Systems Research", Communications of the Association for Information Systems Vol. 9 pp. 90-104, 2002

(4)  S. Alter,  "The Work System Method : Systems Thinking for Business Professionals", The University of San Francisco USF Scholarship : a digital repository @ Gleeson Library | Geschke Center, January 2011

(5)  S. Alter,  "Using the Work System Method with Freshman Information System Students", The University of San Francisco USF Scholarship : a digital repository @ Gleeson Library | Geschke Center, January 2012

(6)  S. Alter,  "Work System Theory : Overview of Core Concepts, Extensions, and Challenges for the Future", Journal of the Asociation for Information Systems Vo. 14 Issue 2 pp. 72-121, February 2013

(7)  C. Benmoussa, "Work System Method As A Potential Framework For Designing Knowledge Mobilization Systems" International Journal of Technical Research and Applications Special Issue 16 pp. 54-63, 2015

(8)  C.E. Supriana, "Work System Method Sebagai Framework Perancangan Rumah Pintar Desa Wargasaluyu", Prosiding Konperensi Nasional Sistem Informasi 2018 ISBN : 978-602-51481-0-1, 2018.