Microsoft Project

1. Pendahuluan

Salah satu kakas (tools) untuk membantu penjadwalan proyek adalah Microsoft Project, fasilitas yang disediakan adalah editor kegiatan yang mudah diisi (mirip dengan Microsoft Excel), menyediakan Gantt Chart, pengecekan ‘jalur kritis’ (critical path) dalam pelaksanaan proyek, pengecekan penyelesaian tahap-tahap proyek (kemajuan dari proyek), penggunaan wizard serta beberapa fasilitas pelengkap lainnya. Fasilitas tersebut diatas akan sangat membantu dalam mengatur sebuah proyek terutama dua bagian penting yaitu perencanaan proyek dan kontrol kemajuan proyek.

2. Memulai Microsoft Project 

Tampilan awal MS Project 

Untuk membuat sebuah project baru pilihlah :

•  File di menu ToolBar
•  New
•  Klik Blank Project di Project Tasks Wizard
• Selanjutnya pilih Define Project, pada perintah ‘Enter Project Information’ isilah tanggal (date) dengan tanggal hari ini (nilai default), artinya proyek akan di mulai berdasarkan input tanggal hari ini.
• Save and go to Step 2
• Untuk ‘Collaborate on your project’ pilih No
• Save and go to Step 3
• Save & Finish

3. Perencanaan Proyek

Perhatikan Project Worksheet, isilah Task Name (nama tugas) dan Duration (durasi/hari) seperti gambar berikut :

   

Isilah Task Name mulai dari Identifikasi Perusahaan sampai dengan Penulisan Proposal, untuk Duration hanya perlu diisikan angkanya saja.  Selanjutnya untuk menyisipkan Task baru :

-       Pilih Insert di menu ToolBar

-       Pilih New Task

Sisipkan beberapa Task baru sehingga menghasilkan Project Worksheet berikut (lihat gambar) :

  

Perhatikan untuk Survey, Pengumpulan Data Sekunder dan Analisis Data menjadi bagian dari Phase Penelitian. Gunakan menu Indent untuk ke tiga Task Name tersebut. 

Pilih ke tiga Task Name tersebut lalu klik Indent. Jika terjadi kesalahan dalam menyisipkan Task Name hapuslah Task tersebut dengan memilih menu Edit lalu pilih Delete Task.

4. Predecessor Task

Perhatikan Gantt Chart Worksheet, dari hasil input Task Name diatas chart yang dihasilkan dimulai dari tanggal yang sama. Untuk mengatur tahapan penyelesaian sebuah proyek lakukan hal sebagai berikut :

·         double klik di Indicator ‘Identifikasi Perusahaan’

·         perhatikan menu Task Information

·         pilih sub menu Predecessor Menu, gambarnya adalah sebagai berikut :

·     Pada Task Name Predecessor pilih Mulai Proyek (1), pilih Type ‘Finish-to-Start’ (default), artinya tahap Identifikasi Perusahaan (2) dapat dilaksanakan setelah tahap Mulai Proyek (1) selesai

·         Klik Ok

·     Lakukan hal yang sama pada Task Name yang lain sehingga hasil di Project Worksheet adalah sebagai berikut :

·         Perhatikan nilai Predecessor, artinya setiap Task Name akan dilaksanakan maka harus menunggu Task Name Predecessor nya selesai

·   Perhatikan Task Name Analisis Data (7) mempunyai 2 Predecessor yaitu Survey (5) dan Pengumpulan Data Sekunder (6)

·         Hasil Gantt Chart nya adalah sebagai berikut :

5. Ganti Skala Waktu

Perhatikan skala waktu di Gantt Chart diatas, itu adalah ‘default’ tampilannya. Untuk mengubahnya adalah dengan cara :

• Pilih Format di menu ToolBar
• Pilih Time Scale
• Keluar tampilan berikut : 

• Ganti Units ‘Months’ (bulanan) dengan dengan ‘Weeks’ (mingguan)
• Ganti Label ‘January 2002’ dengan ‘January 27, 2002’
• Klik Ok
• Perhatikan Gantt Chart
• Untuk melihat Gantt Chart keseluruhan gunakan menu Zoom In / Zoom Out

6. Critical Task

Untuk menentukan tahap proyek mana saja yang termasuk tahap kritis, pilihlah :

·         Format di menu ToolBar

·         Pilih Gantt Chart Wizard

·         Pilih Next

·         Pilih Critical Path

·         Selanjutnya pilih Next sampai dengan ada pilihan Format It

·         Perhatikan Gantt Chart

·         Setiap Critical Task Chart akan berwarna merah

7. Project Tracking

Untuk mengevaluasi tahap kemajuan proyek atau seberapa jauh sebuah tahap proyek telah diselesaikan, contohnya untuk mengisi kemajuan tahap ‘Identifikasi Perusahaan’ pilihlah :

• Tools di menu ToolBar
• Pilih Tracking
• Pilih Update Task

• Isi % Complete dengan 80%, artinya tahap ‘Identifikasi Perusahaan’ telah dikerjakan sampai 80%
• Klik Ok
• Perhatikan Gantt Chart
• Perhatikan Chart ‘Identifikasi Perusahaan’

8. View

Selain Gantt Chart cobalah untuk melihat penggambaran Chart lainnya di menu View seperti

• Calendar
• Network Diagram
• Task Usage
• Tracking Gantt

9. Latihan Critical Task & Project Tracking

Ubahlah tampilan Gantt Chart proyek di atas menjadi seperti gambar berikut :

·        gunakan Gantt Chart Wizard untuk menampilkan tanggal awal dan akhir setiap tahap

·        gunakan Project Tracking dimana tahap 2 selesai 100%, tahap 3 selesai 100%, tahap 5 selesai 50% dan tahap 6 selesai 50% 

10. Menghubungkan Tasks

Menghubungkan satu task dengan task lainnya di Microsoft Project dapat dilakukan dalam empat cara yaitu :

• Finish-to-Start (FS) dimana task berikutnya akan dimulai setelah predecessor selesai
• Start-to-Finish (SF) dimana task berikutnya diakhiri pada saat predecessor dimulai
• Start-to-Start (SS) dimana task berikutnya dimulai bersamaan dengan predecessor
• Finish-to-Finish (FF) dimana task berikutnya diakhiri bersamaan dengan predecessor

Latihan : buatlah proyek baru dengan 2 kegiatan, untuk Predecessor di Task Information cobalah ke empat cara di atas dan perhatikan Gantt Chart yang dihasilkan.

11. Proyek Pembangunan Perangkat Lunak

Perhatikan sebuah proyek pembangunan perangkat lunak di bawah ini :

	Tasks	Duration	Pre.	Resources
1	Cakupan Proyek	10 days
2	Menentukan cakupan proyek	7 days		manajer proyek
3	Persiapan pelaksanaan proyek	10 days	2SS	manajer proyek
4	Cakupan proyek selesai	0 days
5	Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak	16 days
6	Analisis Kebutuhan	2 days	3	analis
7	Analisis dan persiapan kebutuhan biaya	2 days	6	analis
8	Review spesifikasi perangkat lunak	2 days	7	analis
9	Penentuan sumber kebutuhan	2 days	8SS	manajer proyek
10	Analisis selesai	0 days
11	Desain	19 days
12	Membangun spesifikasi fungsional	5 days	9	analis
13	Membangun prototype	10 days	12	analis
14	Penilaian dan perbaikan prototype	3 days	13	analis
15	Persetujuan desain	1 day	14FF	manajer proyek
16	Desain selesai	0 days	15
17	Pembangunan	54 days
18	Identifikasi modul program	14 days	15	programmer
19	Pengkodean dan pemrograman	30 days	18	programmer
20	Penyatuan modul	7 days	19	programmer
21	Debugging	3 days	20	programmer
22	Pembangunan selesai	0 days	21
23	Pengetesan	30 days
24	Pengetesan modul	5 days	22	tester
25	Identifikasi anomali per modul	5 days	24SS	programmer
26	Perbaikan modul	5 days	25	programmer
27	Pengetesan ulang per modul	5 days	26	tester
28	Pengetesan integrasi	5 days	27	tester
29	Identifikasi anomali integrasi	5 days	28SS	programmer
30	Perbaikan integrasi	5 days	29	programmer
31	Pengetesan ulang integrasi	5 days	30	tester
32	Pengetesan selesai	0 days	31
33	Pelatihan	7 days
34	Persiapan bahan dan jadwal pelatihan	7 days	32SS	trainer
35	Persiapan pelaksanaan pelatihan	7 days	34SS	trainer
36	Bahan pelatihan selesai	0 days	35
37	Dokumentasi	9 days
38	Pembuatan sistem bantuan (help)	7 days	34SS	dokumentasi
39	Pembuatan manual untuk pengguna	7 days	38SS	dokumentasi
40	Pemeriksaan dokumentasi	2 days	39	dokumentasi
41	Dokumentasi selesai	0 days	40
42	Pilot	6 days
43	Instalasi perangkat lunak	3 days	41	tim instalasi
44	Evaluasi usul pengguna	3 days	43	manajer proyek
45	Pilot selesai	0 days	44
46	Instalasi	7 days
47	Instalasi perangkat lunak di server	2 days	45	tim instalasi
48	Instalasi perangkat lunak di terminal	5 days	47	tim instalasi
49	Instalasi selesai	0 days	48
50	Pengecekan Pasca Implementasi	6 days
51	Pengecekan performansi perangkat lunak	3 days	49	analis
52	Pembentukan tim pemelihara perangkat lunak	3 days	51	manajer proyek
53	Pengecekan Pasca Implementasi selesai	0 days	52
54	Pembangunan perangkat lunak selesai	0 days	53

Perhatikan, task yang tercetak tebal (1, 5, 11 dst.) adalah task utama sedangkan task di bawahnya adalah sub task (perlu di indent). Pre adalah Predecessor, untuk Predecessor dengan tambahan SS berarti link nya Start-to-Start. Resources yang terlibat dalam proyek ini adalah :

-       manajer proyek

-       analis

-       programmer

-       tester

-       dokumentasi

-       tim instalasi

Untuk resources di atas, dapat diisi melalui Indicators > Task Information > Resources atau langsung di kolom Resources di Worksheet. Untuk latihan ini, proyek ini dimulai pada tanggal 1 November 2015.

Buatlah proyek diatas lalu tampilkan :

-       Gantt Chart

-       Critical Tasks

12. Input Gaji / Material (Cost Resources)

Setelah Gantt Chart proyek diatas selesai selanjutnya adalah menghitung biaya (cost) proyek, hal yang pertama dilakukan adalah menentukan gaji dari para pelaksana proyek. Caranya adalah sebagai berikut :

• Pilih View di Toolbar Menu
• Pilih Resource Sheet
• Klik dua kali pada kolom Resource Name

• Pilih sub information Costs
• Isilah :

Resource Name            Standard Rate               Overtime Rate

Manajer proyek             Rp. 100.000/hour           Rp. 25.000/hour

Analis                           Rp. 75.000/hour             Rp. 20.000/hour

Programmer                  Rp. 50.000/hour             Rp. 15.000/hour

Tester                           Rp. 25.000/hour             Rp. 10.000/hour

Dokumentasi                 Rp. 15.000/hour             Rp. 7.500/hour

Trainer                          Rp. 15.000/hour             Rp. 7.500/hour

Tim Install                     Rp. 15.000/hour             Rp. 7.500/hour

• Hasilnya input diatas ditampilkan dalam Resource Sheet

• kembali ke Gantt Chart View

catatan : untuk mengubah mata uang $ (default MS Project) menjadi Rp, pilih Tools à Options à Views à ubahlah Symbol $ menjadi Rp dan atur Placements.

13. Mengatur Waktu Kerja (Working Time)

Pilih Resource Information dan pilih halaman Working Time dengan tampilan :

Nilai default dari Working Time MS Project adalah hari kerja mulai Senin sampai dengan Jumat dengan jam kerja 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 17.00.

Latihan : karena proyek dimulai tanggal 1 November 2015 tentukan hari libur karyawan selain hari Sabtu dan Minggu sesuai dengan kalender hari libur nasional tahun 2015 (contoh : Natal dan Tahun Baru), pilihlah Nonworking Time untuk tanggal tersebut. Hal ini harus dilakukan terhadap semua Resource yang terlibat dalam proyek.

14. Menghitung Total Biaya          

            Caranya adalah sebagai berikut :

• Pilih View di Toolbar Menu
• Pilih More Views
• Pada window View List pilih Task Sheet
• Klik Apply
• Pilih Tools di Toolbar Menu
• Pilih Options
• Pada window Options pilih sub window Views
• Perhatikan di bawah teks Outline options for {nama file MSP2003}
• Pilih Show project summary tasks
• Klik Ok
• Pilih View di Toolbar Menu
• Pilih Table
• Pilih Cost
• Perhatikan Task Worksheet

15. Latihan

Buatlah sebuah proyek dengan bantuan aplikasi MS Project dengan kasus persiapan laboratorium komputer UNPAS menghadapi praktikum mahasiswa semester baru. Dengan kegiatan utamanya :

·         persiapan ruangan

·         pemasangan dan pemeriksaan jaringan komputer

·         pemeriksaan dan perawatan hardware

·         instalasi software

·         pengujian

Turunkan kegiatan-kegiatan utama di atas menjadi beberapa kegiatan yang lebih spesifik dengan waktu dan pelaksana tertentu, dengan waktu proyek tidak lebih dari 10 (sepuluh) hari dimulai tanggal 10 November 2015. Syarat lainnya :

·         jam kerja mulai jam 08.00 – 05.00

·         istirahat jam 12.00 – 13.00

·         hari Sabtu tetap masuk jam 08.00 – 12.00, hari Minggu libur

·         pelaksana proyek ini berjumlah 4 orang yaitu seorang supervisor dan 3 orang asisten

·         honor supervisor rp. 2.500,-/jam sedangkan asisten rp. 1.500,-/jam

·         kebutuhan alat lain (resources) gar ditambahkan pada biaya

·         cari jalur kritis proyek

·         hitung total biaya

Selamat mengerjakan !